Rechnungen, Verträge, Angebote, Korrespondenzen: Die Zahl an Dokumenten, die täglich im Unternehmen entstehen und archiviert werden müssen, ist groß. Für die Archivierung gelten bereits seit dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) uneingeschränkt. Daher ist es für (fast) alle Unternehmen eine gesetzliche Vorgabe ein revisionssicheres E-Mail-Archiv aufzubauen. Fragen Sie dazu auch Ihren Steuerberater. 

Mail-Server und E-Mail Postfächer sind inzwischen Organisations- und Archivierungssysteme geworden. Die dauerhafte E-Mail-Nutzung führt dazu, dass, auch bei einer strukturierten Ablage, ein Informationschaos entsteht. Mail-Server laufen voll und verlieren an Performance und auch Postfächer stoßen an Ihre Kapazitätsgrenzen. Zudem verfügt der Gesetzgeber, dass E-Mails gesetzeskonform archiviert werden müssen. Eine sichere, langfristige und zentrale Aufbewahrung aller E-Mails(im Regelfall 10 Jahre) ist nur mit entsprechenden Software-Lösungen oder Diensten möglich. Das einfache Aufbewahren der Mails erfüllt die gesetzlichen Vorgaben nicht. 

E-Mail Archivierung erhöht die Leistung eines bestehenden Mail-Servers und gibt Speicherkapazitäten durch die Auslagerung historischer oder regelbasiertem Löschen von E-Mails frei. Datensicherungen werden vereinfacht, da die Datenmenge im Mailserver oder E-Mail Postfach sinkt.

Unsere individuellen Lösungen für Ihr Unternehmen sind kompatibel mit gängigen Mail-Servern wie Microsoft Exchange®, Microsoft Office 365 Exchange online, Hosted Exchange-Postfächern, Tobit®, etc. sowie für alle weiteren IMAP, SMTP und POP3-kompatiblen MailServer und Dienste wie z.B. Google Mail.

Unsere Lösungen ermöglichen das komfortable Suchen und Finden von E-Mails und Anhängen im Archiv. So ist auch nach Jahren das Wiederfinden von Informationen kein Problem. Auf Wunsch können die E-Mails aus dem Archiv auch wieder in das Postfach hergestellt werden.

Je nach Unternehmen gibt es unterschiedliche Ansätze zum Datenschutz im Unternehmen. Auf Wunsch ist ein Vier-Augen-Prinzip einstellbar. Natürlich unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzbestimmungen. Generell sollte jedoch eine Regelegung zur Nutzung von E-Mail Diensten im Unternehmen im Bezug auf private Daten getroffen werden.

Gerne besprechen wir mit Ihnen alle Details und erstellen das passende Konzept für Ihr Unternehmen!